Municipalité de Saint-Éloi

MUNICIPALITÉ DE SAINT-ÉLOI

POLITIQUE DE GESTION CONTRACTUELLE

Adopté le 6 Décembre 2010
Résolution numéro 2010-12-224
 

CADRE DE RÉFÉRENCE

Une politique de gestion contractuelle est minimalement constituée des rubriques suivantes :

Objet;
Ensemble de mesures no 1;
Ensemble de mesures no 2;
Ensemble de mesures no 3;
Ensemble de mesures no 4;
Ensemble de mesures no 5;
Ensemble de mesures no 6;
Ensemble de mesures no 7.
 
OBJET

La présente « Politique de gestion contractuelle » est adoptée en vertu de
l’article 938.1.2 du Code municipal.

En vertu de cette disposition, toute municipalité doit adopter une politique de gestion contractuelle s’appliquant aux contrats municipaux et prévoyant des mesures pour assurer une saine concurrence entre les personnes contractant ou voulant contracter avec la municipalité. Les mesures en question doivent viser sept (7) thèmes de préoccupation clairement précisés dans cette disposition législative. Ces thèmes doivent contenir minimalement deux mesures spécifiques.

Il est à noter que la présente politique n’a pas pour objectif de remplacer, modifier ou bonifier toute disposition législative ou règle jurisprudentielle applicable en matière d’octroi ou de gestion de contrats municipaux.

Toute municipalité doit rendre sa politique accessible en tout temps en la publiant sur le site Internet où elle publie la mention et l'hyperlien visés au deuxième alinéa de l'article 961.4.

L'article 938.4 s'applique uniquement, en ce qui concerne le non-respect d'une mesure prévue dans la politique, dans le cas d'un contrat dont le processus d'attribution a commencé après la date à compter de laquelle la mesure est prévue dans la politique.

Elle traite des mesures :

1. visant à assumer que tout soumissionnaire, ou l’un de ses représentants, n’a pas communiqué ou tenté de communiquer, dans le but de l’influencer, avec un membre du comité de sélection relativement à la demande de soumissions pour laquelle il a présenté une soumission;

2. favorisant le respect des lois applicables qui visent à lutter contre le trucage des offres;

3. visant à assurer le respect de la Loi sur la transparence et l’éthique en matière de lobbyisme et du Code de déontologie des lobbyistes adopté en vertu de cette loi;

4. ayant pour but de prévenir les gestes d’intimidation, de trafic d’influence ou de corruption;

5. ayant pour but de prévenir les situations de conflits d’intérêts;

6. ayant pour but de prévenir toute autre situation susceptible de compromettre l’impartialité et l’objectivité du processus de demandes de soumissions et de la gestion du contrat qui en résulte;

7. visant à encadrer la prise de toute décision ayant pour effet d’autoriser la modification d’un contrat.

ENSEMBLE DE MESURES NO 1

Mesures visant à assumer que tout soumissionnaire, ou l’un de ses représentants, n’a pas communiqué ou tenté de communiquer, dans le but de l’influencer, avec un membre du comité de sélection relativement à la demande de soumissions pour laquelle il a présenté une soumission.

1.1 Un responsable en octroi de contrat doit être nommé, pour chaque appel d’offres, afin de pouvoir fournir les informations administratives et techniques concernant toute procédure d’appel d’offres aux soumissionnaires potentiels.

1.2 Tout appel d’offres doit prévoir que le soumissionnaire doit, pour tout renseignement, s’adresser au responsable en octroi de contrat dont les coordonnées apparaissent à l’appel d’offres.

1.3 Tout soumissionnaire doit déclarer, par un écrit qu’il doit joindre à sa soumission, que ni lui, ni aucun collaborateur ou employé n’a communiqué ou tenté de communiquer avec un membre du comité de sélection, autre que le responsable en octroi de contrat, dans le but de l’influencer ou d’obtenir des renseignements relativement à l’appel d’offres. Le défaut de produire cette déclaration a pour effet d’entraîner le rejet de la soumission.

ENSEMBLE DE MESURES NO 2

Mesures favorisant le respect des lois applicables qui visent à lutter contre le trucage des offres.

2.1 Informer et sensibiliser les employés et les membres du conseil relativement aux normes de confidentialité.

2.2 Assurer la formation des employés et des membres du conseil relativement aux normes de confidentialité.

2.3 Insérer dans tout document d’appel d’offres une mesure relative aux pratiques anticoncurrentielles. La mesure est ce qui suit :

«Le fournisseur, du seul fait du dépôt de sa soumission, déclare ne pas avoir, dans le contexte du présent appel d’offres, agi à l’encontre de la Loi fédérale sur la concurrence (L.R., 1985, ch. C-34), laquelle stipule notamment que constitue un acte criminel le fait de participer à un truquage des soumissions, à savoir :

• l’accord ou arrangement entre plusieurs personnes par lequel au moins l’une d’elles consent ou s’engage à ne pas présenter de soumission en réponse à un appel d’offres;

• la présentation de soumissions qui sont le fruit d’un accord ou arrangement entre plusieurs soumissionnaires.

Le fournisseur déclare, en conséquence, qu’il n’y a pas eu, en contravention de la Loi précitée, de communication, d’entente ou d’arrangement avec un concurrent relativement aux prix, aux méthodes, aux facteurs ou aux formules pour établir les prix, à la décision de présenter ou de ne pas présenter une soumission ainsi qu’à la présentation d’une soumission qui ne répond pas aux spécifications de l’appel d’offres.

Le truquage des soumissions est une pratique commerciale illégale suivant la Loi fédérale sur la concurrence (L.R., 1985, ch. C-34). Il s’agit en soi d’une forme de fixation des prix. Quiconque participe à un truquage de soumissions commet un acte criminel et encourt, sur déclaration de culpabilité, l’amende que le tribunal estime indiquée et un emprisonnement maximal de quatorze (14) ans, ou l’une de ces peines.».

ENSEMBLE DE MESURES NO 3

Mesures visant à assurer le respect de la Loi sur la transparence et l’éthique en matière de lobbysme et du Code de déontologie des lobbyistes adopté en vertu de cette loi.

3.1 Tout membre du conseil ou tout employé s’assure que toute personne qui cherche à l’influencer est inscrite au registre des lobbyistes prévu par la Loi sur la transparence et l’éthique en matière de lobbyisme (Loi). Si la personne n’est pas inscrite au registre, il l’invite à le faire.

3.2 Si une personne refuse de s’inscrire au registre des lobbyistes ou de respecter la Loi ou le Code de déontologie des lobbyistes (Code), le membre du conseil ou l’employé s’abstient de traiter avec cette personne et, s’il y a lieu, communique avec le Commissaire au lobbyisme.

3.3 Tout soumissionnaire doit déclarer, par un écrit qu’il doit joindre à sa soumission, que lui, et tout collaborateur ou employé, a respecté la loi sur le lobbyisme en rapport avec cet appel d’offres, que ni lui ni aucun de ses représentant ne s’est livré à une communication d’influence aux fins de l’attribution du contrat ou, si une communication d’influence a eu lieu, que l’inscription au registre des lobbyistes a été faite et que la Loi et le Code ont été respectés. Le défaut de produire cette déclaration a pour effet d’entraîner le rejet de la soumission, de ne pas conclure le contrat ou de le résilier si le non-respect est découvert après l’attribution du contrat.

3.4 Le directeur général doit s’assurer d’informer les élus et le personnel administratif de la loi en matière de lobbyisme en leur procurant le guide d’information approprié.

ENSEMBLE DE MESURES NO 4

Mesures ayant pour but de prévenir les gestes d’intimidation, de trafic d’influence ou de corruption.

4.1 Limiter le plus possible les visites de chantier en groupe, en offrant des plans et devis les plus complets possible.

4.2 Intégrer à tout appel d’offres une clause à l’effet que le soumissionnaire du seul fait du dépôt de sa soumission, déclare ne pas avoir fait de gestes d’intimidation, de trafic d’influence ou de corruption en regard du présent contrat.

ENSEMBLE DE MESURES NO 5

Mesures ayant pour but de prévenir les situations de conflits d’intérêts.

5.1 Chaque membre du comité de sélection doit remplir un engagement solennel à juger les offres avec impartialité et éthique.

5.2 Déléguer au directeur général la responsabilité de constituer le comité de sélection.

ENSEMBLE DE MESURES NO 6

Des mesures ayant pour but de prévenir toute autre situation susceptible de compromettre l’impartialité et l’objectivité du processus de demandes de soumissions et de la gestion du contrat qui en résulte.

6.1 Ne pas divulguer le nom des membres du comité de sélection avant que l’évaluation des offres ne soit entièrement complétée.

6.2 Tout soumissionnaire doit déclarer, par un écrit qu’il doit joindre à sa soumission, que ni lui, ni aucun collaborateur ou employé, n’a communiqué ou tenté de communiquer avec un membre de l’organisme municipal, autre que le responsable en octroi de contrat, dans le but de l’influencer ou d’obtenir des renseignements relativement à l’appel d’offres. Le défaut de produire cette déclaration a pour effet d’entraîner le rejet de la soumission.

ENSEMBLE DE MESURES NO 7

Mesures visant à encadrer la prise de toute décision ayant pour effet d’autoriser la modification d’un contrat.

7.1 Toute directive de changement doit obligatoirement être autorisée par le directeur général de la municipalité en plus de l’ingénieur ou du consultant responsable du contrat. Le directeur pourra autoriser des directives de changements pour un maximum de 10% du coût du contrat et ceci jusqu'à un maximum de 25 000$. Tout dépassement devra être autorisé par une résolution du conseil.

7.2 Tenir des réunions de chantier régulièrement pour assurer le suivi des contrats.